Das digitale Betriebssystem für International Offices
Reduzieren Sie repetitive Aufgaben, verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Studierenden und automatisieren Sie Post-Arrival-Prozesse – alles auf einer Plattform.
Das Problem
International Offices sind überlastet
Steigende Studierendenzahlen, gleichbleibende Ressourcen – die Lücke wächst jeden Semester.
Hunderte repetitiver Studierenden-Anfragen jedes Semester
Kein Überblick über den Onboarding-Fortschritt der Studierenden
Kommunikation verteilt über viele verschiedene Tools
Manuelle Nachverfolgung in Tabellen und E-Mails
Studierende nach der Ankunft alleingelassen, ohne Unterstützung und oft überfordert
Die Lösung
Eine Plattform für International Office und Studierende
WilkomDesk verbindet beide Seiten — das Office behält den Überblick, Studierende kommen sicher an.
Zentraler Kommunikations-Hub
- Integriert MS Exchange, Outlook, WhatsApp und UniNow
- Alle Studierenden-Kommunikation an einem Ort
- Studierende dort erreichen, wo sie aktiv sind
Workflow-Automatisierung & Admin-Dashboard
- Onboarding-Fortschritt aller Studierenden in Echtzeit
- Verzögerungen und Risikofälle sofort erkennen
- Stipendien-Kommunikation und Bewerbungen verwalten
24/7 KI-Agent
- Beantwortet repetitive Fragen sofort
- Führt Studierende Schritt für Schritt nach der Ankunft
- Immer erreichbar — auch außerhalb der Öffnungszeiten
Automatisierter Onboarding-Prozess
- Verfolgt Anmeldung, Visum, Versicherung, Konto und Wohnen
- Verbindet sich mit der bestehenden Hochschul-Infrastruktur
- Smarte Erinnerungen basierend auf Fristen
Was wir bieten
Alles, was Ihr International Office braucht
Zentraler Kommunikations-Hub
E-Mail, WhatsApp und Hochschulportale – alle Kanäle an einem Ort. KI-gestützt, zentral verwaltet und immer erreichbar.
Mehrsprachiger Support
Studierende aus aller Welt schreiben in ihrer Muttersprache – WilkomDesk antwortet automatisch in 31+ Sprachen.
Onboarding Workflows
Strukturierte Schritt-für-Schritt-Begleitung für Anmeldung, Krankenversicherung, Bankkonto und Wohnen – kein Schritt wird vergessen.
Admin-Dashboard
Onboarding-Fortschritt aller Studierenden in Echtzeit. Verzögerungen und Risikofälle sofort erkennen.
Automatisierung & Erinnerungen
Fristen-basierte Trigger, automatische Follow-ups und KI-Unterstützung für repetitive Anfragen – Ihr Team entlastet.
DSGVO & Datenschutz
Alle Daten werden auf Servern in Frankfurt/Main verarbeitet. Vollständig DSGVO-konform.
Warum WilkomDesk
Mehr Zeit für das Wesentliche
Weniger administrativer Aufwand
Routineanfragen werden automatisch beantwortet. Ihr Team konzentriert sich auf komplexe Fälle.
Vollständige Transparenz
Sehen Sie genau, welche Fragen gestellt werden – und optimieren Sie Ihre Wissensbasis kontinuierlich.
Bessere Studierende-Erfahrung
Sofortige Antworten in der Muttersprache steigern die Zufriedenheit und senken Frustration.
In Aktion
Ihr AI Agent — arbeitet rund um die Uhr
Sehen Sie live, wie WilkomDesk Studierende durch den gesamten Onboarding-Prozess führt — von der Anmeldung bis zur ersten E-Mail.
- Beantwortet Anfragen automatisch — 24/7
- Verbindet sich mit Outlook, Gmail & mehr
- Führt Studierende Schritt für Schritt
- Spricht 31+ Sprachen
Was unsere Partner sagen
Erfahrungen aus der Praxis
"WilkomDesk hat unser Team erheblich entlastet. Zu Semesterbeginn kommen täglich über 200 Anfragen – der Assistent beantwortet die meisten davon jetzt automatisch."
"Was mich überzeugt hat: Der Assistent antwortet nur auf Basis unserer eigenen Dokumente. Keine Halluzinationen, keine falschen Angaben – das ist für uns entscheidend."
"Die Einbindung war einfacher als erwartet. Ein Snippet, fertig. Unsere Studierenden nutzen es vom ersten Tag an intensiv."
"31 Sprachen – das macht einen riesigen Unterschied. Unsere arabischen und chinesischen Studierenden bekommen jetzt sofort Antworten in ihrer Sprache."
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Verwalten Sie internationale Studierende ganz einfach
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Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden. Keine Kreditkarte erforderlich.